Rendezvényszervezési idővonal: mikor mit érdemes elkezdeni?
2025. július 31.Aki céges rendezvényt szervez, annak általában egy fő célja van: szuper élményt adni a kollégáknak. Ez az élmény sokféle lehet, de bizony be is árnyékolhatja, ha néhány részletre nem, vagy nem eléggé figyelnek a szervezés során.
Mi, a Bohém Rendezvényhelyszínnél több mint 30 éves széleskörű tapasztalatunknak köszönhetően látjuk, min csúszhat el egy-egy esemény, hol vannak a főbb buktatók – ezeket foglaltuk most össze 10 pontban.
A leggyakoribb hibák céges rendezvények esetén:
1. Helyszínválasztás: a céges esemény nem elég könnyen megközelíthető, illetve nincs elég parkolóhely. Gyakran tapasztaljuk, hogy a résztvevők preferálják a központi helyszíneket, szeretik ha tömegközlekedéssel is érkezhetnek, de akár az autó lerakása sem okoz problémát. A Müpa Budapest ebből a szempontból is kiváló választás. Érdemes a végső döntés előtt helyszínbejárást kérni, hogy aztán a rendezvény napján már magabiztos ismeretekkel rendelkezzünk.
2. Nem kalkulálnak jól a létszámmal a választott helyszínre, emiatt lézengenek a teremben a kollégák, vagy épp ellenkezőleg, zsúfoltság alakul ki. Ezért is fontos, hogy a terem/termek rugalmasan alakíthatóak legyenek.
3. Nincs egy központi szervező, döntéshozó. Az eltérő vélemények ugyan előre is mozdíthatnak helyzeteket, de a végtelen viták már lassítják a folyamatot. Ezért érdemes egy végső döntési pontot és felelőst meghatározni.
4. Nehézkes a kapcsolatfelvétel és a kommunikáció, ezért „nem jönnek át” a helyszínnek az igények. Sokan panaszkodnak nálunk arra, hogy egy-egy helyszín nem elég rugalmas, hiszen a komplett csomagajánlatokat nem lehet módosítani. Érdemes tehát alaposan átgondolni a részleteket és az igényeket összegezni, hogy biztosan minden flottul menjen.
5. Nem elég figyelmes és udvarias a kiszolgálás. Egy rendezvény megítélésében kiemelten fontos, hogy a vendégek kedves, professzionális kiszolgálásban részesüljenek.
6. Nincsenek szünetek betervezve. A sűrű program közben mindig fontos, hogy legyen lehetőség direkt beszélgetésekre, dohányzásra vagy mosdóra. Ezek növelik a komfortérzetet és segítik akár a töményebb szakmai tartalmak befogadását is.
7. Nincs megtervezve a forgatókönyv. Mérettől függetlenül minden rendezvény esetén hasznos, ha a lebonyolítást forgatókönyv segíti, így elkerülhetőek a váratlan helyzetek, hiszen mindenki tudja a következő lépéseket.
8. Nem szerveznek szórakoztató programokat, illetve nincs zene (vagy nem passzol oda). Rendezvénytől függően egy alap háttérzene vagy éppen egy komolyabb koncert, de akár egy standupos vagy egyéb szórakoztató vendég is élményt nyújthat. Fontos, hogy ez a program a vendégek összetétele alapján kerüljön kialakításra.
9. A cateringnél nem gondolnak arra, hogy a kínálat mindenkinek megfelelő legyen, így elmaradnak a „mentes” alternatívák. Mindennapos elvárás már, hogy legyen glutén-, laktóz-, cukor- vagy éppen tejmentes kínálat is. Egy jó catering szolgáltató már megoldást kínál minden vendég számára.
10. Nem figyelnek oda a technikai részletekre, vagy nem megfelelően alkalmazzák a modern technika vívmányait. Ma már a profi hangosítás mellett a kivetítés, a fények és teljes színpadtechnika is szükséges lehet egy-egy céges rendezvényen, igény esetén hozzáértő személyzettel.
Hogyan lehet ezeket a hibákat elkerülni?
Mi lehet a megoldás? A legbiztosabb, ha olyan helyszínt választ céges rendezvénye számára, ahol minden részletre ügyelnek.
Mi, a Bohém Rendezvényhelyszínen jól megközelíthető, exkluzív környezetben, a Müpa épületében várjuk Önt és Csapatát – 30 éves tapasztalatunknak köszönhetően pedig biztos lehet benne, hogy minden részlet a helyére kerül az Ön céges rendezvényére.
Nálunk biztosan…
…patinás helyszínen tarthatja rendezvényét, gyönyörű környezetben, ahová mindenki gyorsan és könnyen odatalál és parkolóhelye is lesz.
…az Ön igényeire szabjuk rendezvényterünket.
…lekerül az Ön válláról a szervezés terhe, ugyanis mindent ránk bízhat.
…teljeskörű cateringre és széles italválasztékra számíthat.
…modern technika és igény szerint hozzáértő segítség teszi teljessé az Ön céges eseményét.
…gyors és gördülékeny a kapcsolatfelvétel, hozzáállásunk és kommunikációnk pedig minden esetben udvarias és ügyfélközpontú.
