10 kérdés, amit mindig tegyél fel egy rendezvényhelyszín kiválasztásakor

A céges rendezvények szervezése során az egyik legfontosabb döntés a megfelelő helyszín kiválasztása. Egy jó helyszín emeli az esemény színvonalát, míg egy rossz választás sajnos könnyen alááshatja az egész rendezvény sikerét.

Ahhoz, hogy biztosan jól döntsünk, fontos a megfelelő kérdéseket feltenni – még a szerződéskötés előtt. Most összegyűjtöttük azt a 10 legfontosabb kérdést, amit minden esetben érdemes feltenni egy rendezvényhelyszín kiválasztásakor.

1. Hogyan lehet megközelíteni a helyszínt és milyen parkolási lehetőségek vannak?
Mennyire könnyen közelíthető meg a helyszín autóval vagy tömegközlekedéssel? Van-e elegendő parkolóhely a vendégek számára?
A Müpa épületében található Bohém Rendezvényhelyszín ezekben is kiváló: központi, jól megközelíthető, és parkolóhely is biztosított.

2. Hány főre alkalmas a rendezvénytér, és mennyire rugalmas az elrendezés?
A létszámhoz képest túl kicsi vagy túl nagy terem ront a hangulaton. Mindig érdeklődni kell alternatív berendezkedésről.

3. Vannak-e kizárólagos szolgáltatói partnerek?
Sok helyszín kizárólag a saját – vagy velük szerződött – partnereivel engedi lebonyolítani a technikát, vendéglátást, dekorációt, esetleg fotózást.
Ha erről nincsen egyeztetés, könnyen előfordulhat, hogy nem alkalmazható a már bevált partner, vagy rejtett költségek bukkannak fel az utolsó fázisban.

4. Milyen technikai felszerelés áll rendelkezésre?
Mindig rá kell kérdezni a hangosításra, világításra, projektorra, vetítővászonra, internetkapcsolatra, színpadra és technikai személyzetre is. Fontos azt is tisztázni, hogy mennyire kompatibilis a rendezvényszerveők által hozott eszközök.

5. A catering szolgáltatás testreszabható?
Van lehetőség glutén-, laktóz-, vegán vagy egyéb speciális étrendekre? Hogyan történik a menü összeállítása?

6. Milyen színvonalú a kiszolgálás, személyzet?
Udvarias, figyelmes, profi személyzettel dolgoznak? Érdemes referenciákat is kérni.

7. Van lehetőség szórakoztató program vagy zenei aláfestés beillesztésére?
Legyen szó háttérzenéről, nagyobb előadásokról vagy standupról – sokat dobhat az élményen, ha ebben is felkészült vagy rugalmas a helyszín.

8. Milyen gyors és rugalmas a kommunikáció a helyszínnel?
Könnyen elérhető a kapcsolattartó? Tudnak segíteni egyedi igények esetén is?

9. Van lehetőség komplett szervezést kérni?
Sokan örülnek annak, ha a helyszín leveszi a szervezés terhét a vállukról, és nem nekik kell minden részletre külön figyelniük. A Bohém Rendezvényhelyszínen akár mindent ránk is bízhat.

10. Készült-e már hasonló rendezvény a helyszínen, és van-e visszajelzés, referencia?
Kérj korábbi példákat, fotókat vagy visszajelzéseket – ezek sokat elárulnak a helyszínről és a szolgáltatás színvonaláról.

Ha ezekre a kérdésekre magabiztos és profi válaszokat adnak, akkor megvan az első lépés a sikeres rendezvény felé.

Mi, a Bohém Rendezvényhelyszínen hiszünk abban, hogy a legjobb rendezvények alapos tervezéssel, gondos odafigyeléssel és szenvedéllyel szervezett részletek mentén valósulnak meg.

Nálunk

• gyönyörű, patinás környezetben tarthatja meg rendezvényét,
• kiváló megközelíthetőséggel és parkolóval,
• rugalmas, testreszabható térkialakítással,
• profi, ügyfélbarát csapattal,
• teljes körű technikai háttérrel és cateringgel,
• gyors és gördülékeny ügyintézéssel.

Velünk biztos lehet benne, hogy rendezvénye sikeres és emlékezetes lesz.